INFORMATIVA EX ART. 13 DEL REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI
(Regolamento Europeo 679/2016)
In ossequio al Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali n°679 del 2016 (nel seguito denominato “GDPR”) FIIS, con sede legale in ROMA (RM) Via Reno 30 – 00198, contraddistinta da codice fiscale numero 97778580585, nel seguito denominata anche “Titolare”, opera quale titolare del trattamento dei dati personali gestiti attraverso funzionalità specifiche del sito web www.fiis.it (nel seguito denominato anche “piattaforma”) ed in base alla vigente normativa sulla privacy è obbligata a fornirle, quale Interessato, informazioni sulle modalità di trattamento dei suoi dati personali.
1 –FONTI E CATEGORIE DEI DATI PERSONALI
Previa presa di visione dei contenuti della presente informativa e forniti i necessari consensi per dare esecuzione ai trattamenti le funzionalità del sito web consentiranno la creazione di un account attraverso il quale procedere con l’affiliazione sotto forma di ente profit, no profit, studio professionale o lavoratore sportivo.
L’account viene utilizzato per Identificare in modo univoco l’utente e/o altri interessati per i quali l’utente richiede servizi. A tal fine la piattaforma richiede in fase di prima registrazione una serie di dati personali anagrafici, di contatto, fiscali e di pagamento.
Il trattamento dei dati personali utilizzati dalla piattaforma attraverso una o più delle sue specifiche applicazioni sarà improntato ai principi di minimizzazione, proporzionalità, correttezza, liceità, trasparenza, tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato.
L’attivazione delle funzionalità della piattaforma sarà prerogativa esclusiva dell’interessato e la creazione delle credenziali per usufruire di dette funzionalità sarà conseguente ad un meccanismo di autenticazione multifattoriale necessario ad accertare la correttezza dei dati personali forniti.
2 – FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
La finalità del trattamento dei dati personali è strettamente correlata ai servizi che FIIS eroga. I dati personali dell’Interessato saranno trattati per una o più tra le seguenti finalità e secondo le basi giuridiche indicate tra parentesi:
- Per l’inserimento di informazioni personali nel form contatti finalizzato a richiedere informazioni a FIIS;
- per l’iscrizione dell’interessato sulla piattaforma e per la successiva eventuale affiliazione del soggetto giuridico rappresentato dall’interessato (GDPR art.6.1 commi a,b,c);
- per il trattamento dei dati personali identificativi e di contatto (GDPR art.6.1 commi a,b,c);
- per richiedere i servizi offerti da FIIS per il tramite della piattaforma (GDPR art.6.1 commi b,c);
- per ogni operazione amministrativa correlata ai servizi erogati da FIIS (GDPR art.6.1 commi a,b,c);
- per dare esecuzione al rapporto e dare adempimento a tutte le obbligazioni che si instaurano attraverso l’iscrizione sulla piattaforma (GDPR art.6.1 commi b,c,f);
- per la gestione amministrativa e adempimento degli obblighi previsti dalle norme di legge civilistiche e fiscali (GDPR art.6.1 comma c);
- per le pubblicazioni, comunicazioni e newsletter di FIIS nell’ambito dei rapporti informativi e delle comunicazioni con gli interessati (GDPR art.6.1 commi a,f).
Relativamente al trattamento di dati personali attraverso tecnologia “cookie” si rimanda alla specifica policy.
3 – BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DI IDENTIFICAZIONE E DI CONTATTO
Di seguito elenchiamo le basi giuridiche che legittimano il trattamento dei dati di contatto, ai sensi del dell’articolo 6 paragrafo 1 del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 679/2016:
comma (a) il trattamento è conseguenza del consenso espresso dall’interessato, necessario per l’iscrizione a servizi online;
comma (b) il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, quali ad esempio l’iscrizione alla piattaforma e la richiesta di erogazione di prestazioni sanitarie;
comma (c) il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento, quali ad esempio emissione di fatture e registrazioni contabili;
comma (f) il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento, quale ad esempio la verifica di qualità dei servizi online offerti.
4 – BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER FINALITA’ DI COMUNICAZIONE E MARKETING
Laddove l’interessato presti il suo consenso, la base giuridica che legittima il trattamento dei dati per finalità di comunicazione e marketing, ai sensi del dell’articolo 6 paragrafo 1 del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 679/2016, è il comma (a), ovvero l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.
5 – BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PARTICOLARI
La base giuridica che legittima il trattamento di eventuali dati particolari, ai sensi del dell’articolo 9 paragrafo 2 del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 679/2016, è il comma (a) ovvero l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche.
6 – CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DI CONFERIRE I DATI
Il consenso al trattamento dei dati personali è indispensabile per dare corso alle procedure di iscrizione dell’interessato sulla piattaforma, e del soggetto giuridico eventualmente rappresentato, e consentire l’uso delle funzionalità previste. Nel caso in cui gli Interessati non comunichino i propri dati indispensabili e non permettano il trattamento, non sarà possibile procedere con l’iscrizione, messa in atto dei servizi correlati e dar seguito agli obblighi contrattuali proposti ed intrapresi.
7 – MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Per trattamento di dati personali si intende la loro raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, cancellazione e distruzione ovvero la combinazione di due o più di tali operazioni relative ad informazioni che rendono identificabile un interessato. Il trattamento avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza e senza che sia svolto alcun processo decisionale automatizzato (come a esempio processi di profilazione).
I dati personali saranno dunque trattati nel rispetto delle modalità indicate nell’art. 5 Reg.to UE 2016/679, il quale prevede, tra l’altro, che i dati siano trattati in modo lecito e secondo correttezza, raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, esatti, e se necessario aggiornati, pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato.
8 – TRASFERIMENTI EXTRA UE
Non sono contemplate forme di trasferimento di dati personali al di fuori della Comunità Europea.
9 – PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali saranno conservati sino a quando le credenziali dell’interessato risulteranno attive. I dati di natura amministrativa e fiscale saranno conservati per almeno 10 anni dal loro ultimo aggiornamento. L’Utente ha facoltà di chiudere il proprio account e cessare l’utilizzo della piattaforma in qualsiasi momento usufruendo del servizio cancellazione profilo.
10 – CATEGORIE DI DESTINATARI INTERNI
I dati dell’Interessato saranno trattati da incaricati autorizzati che operano all’interno del Titolare negli ambiti amministrativi, sanitari ed informatici. Dipendenti e professionisti autorizzati al trattamento sono tenuti all’osservanza del segreto professionale ai sensi delle norme di legge.
11 – CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO
Non sono previsti contitolari del trattamento di dati personali.
12 – ALTRI RESPONSABILI ESTERNI DEL TRATTAMENTO
I dati dell’Interessato saranno trattati da responsabili esterni del trattamento espressamente nominati ed autorizzati da Titolare.
I responsabili esterni del trattamento operano nei seguenti ambiti:
- fornitori di servizi cloud
- fornitori di servizi di programmazione e manutenzione di applicazioni software
- amministratori di sistema e fornitori di servizi in ambito di sistemi informativi e di telecomunicazione;
- servizi di consulenza sanitaria, amministrativa e fiscale;
- professionisti/fornitori esterni che collaborano alla prestazione nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’ex art. 28 GDPR;
- enti pubblici o autorità competenti in adempimento di obblighi di legge;
- servizi di consulenza legale.
13 – COMUNICAZIONE DEI DATI
Oltre agli incaricati autorizzati, i destinatari che potranno avere accesso ai suddetti dati personali sono le Autorità giudiziarie e di polizia o ad altre amministrazioni pubbliche per l’adempimento di ordini o obblighi normativi.
14 – MINORI
La piattaforma non raccoglie intenzionalmente dati di soggetti di età inferiore a 16 anni.
15 – DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’Interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati. Ha diritto di ottenere la loro comunicazione in forma intelligibile eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
L’Interessato, inoltre, ha diritto di ottenere l’indicazione:
- dell’origine dei dati personali;
- delle finalità e modalità del trattamento;
- della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
- degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili ai sensi dell’articolo 5(2);
- dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
Salvo specifici obblighi normativi di conservazione ed immodificabilità, l’Interessato ha diritto di richiedere:
- l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
- l’oblio, la cancellazione, o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
- l’attestazione che le operazioni di modifica, oblio, trasformazione o cancellazione siano state portate a conoscenza a coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
17– CONTATTI, OPPOSIZIONI E RECLAMI
FIIS si avvale di un proprio responsabile protezione dati che è a completa disposizione dell’Interessato per recepire qualsivoglia segnalazione o richiesta scrivendo all’indirizzo di posta elettronica dpo@FIIS.it
In qualsiasi momento l’Interessato ha diritto di presentare istanza verso l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali e di rivolgersi al Responsabile Protezione Dati di Titolare.